Formalités d'embauche : la checklist complète de l'employeur
Recruter un salarié implique une série d'obligations juridiques et administratives encadrées par des délais stricts. De la transmission de la DPAE à la visite médicale, en passant par le contrat de travail et l'inscription au registre du personnel, découvrez la checklist des formalités d'embauche pour sécuriser chaque étape sans risquer de sanction prud'homale ou de redressement URSSAF.
Avant l'embauche : les démarches préalables
Dès que vous avez sélectionné le candidat idéal et validé les conditions de son entrée en fonction, vous devez accomplir trois formalités indispensables avant qu'il ne pose le pied dans vos locaux :
Télétransmission de la DPAE à l'URSSAF
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard avant la prise de poste effective du salarié. Elle immatricule le salarié, informe la médecine du travail et France Travail, et protège l'entreprise contre toute suspicion de travail dissimulé.
Rédaction du contrat de travail
Qu'il s'agisse d'un contrat de travail CDI, d'un CDD ou d'un contrat d'alternance, le contrat formalise le poste, la classification, le temps de travail, la période d'essai et la rémunération brute. Pour un CDD, la loi impose une remise au salarié dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche (à défaut, risque de requalification judiciaire en CDI).
Vérification de l'autorisation de travail (salariés étrangers)
Si le candidat est ressortissant d'un pays hors Union européenne ou Espace économique européen, vous avez l'obligation légale de vérifier l'authenticité de son titre de séjour valant autorisation de travail auprès de la préfecture du lieu d'embauche, au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche (art. L. 5221-8 du Code du travail).
Le jour de l'embauche : les formalités immédiates
Dès l'arrivée du collaborateur dans vos locaux ou lors de sa première journée de télétravail, quatre obligations doivent être exécutées sans délai :
Inscription immédiate au registre unique du personnel
L'inscription sur le registre unique du personnel doit impérativement intervenir le jour même de l'embauche, dans l'ordre chronologique des recrutements. L'absence de mention expose l'employeur à une amende forfaitaire de 750 € par salarié.
Signature et remise du contrat de travail
Chaque partie signe deux exemplaires originaux du contrat (ou procède à une signature électronique certifiée). Un exemplaire est remis en main propre au salarié, l'autre est versé à son dossier administratif RH.
Information sur la convention collective applicable
L'employeur doit informer le salarié des conventions et accords collectifs applicables dans l'entreprise (mention de l'IDCC sur le contrat et sur le bulletin de paie, notice d'information et mise à disposition d'un exemplaire consultable sur l'intranet ou au local du personnel).
Accueil sécurité et remise des consignes de prévention
Conformément à l'article L. 4141-2 du Code du travail, tout nouvel embauché doit bénéficier d'une information pratique sur les consignes d'évacuation incendie, les risques spécifiques du poste et le règlement intérieur (obligatoire dans les entreprises d'au moins 50 salariés).
Dans les jours suivant l'embauche : santé et affiliations
Une fois le salarié installé, les affiliations sociales et les démarches médicales doivent être finalisées dans les délais légaux :
Visite d'information et de prévention (VIP)
La VIP (qui remplace l'ancienne visite médicale d'embauche) doit être organisée par le service de prévention et de santé au travail (SPST) dans un délai maximal de 3 mois suivant la prise de poste (ou avant l'embauche pour les travailleurs de nuit, les mineurs et les postes présentant des risques particuliers nécessitant un suivi individuel renforcé).
Affiliation à la mutuelle d'entreprise obligatoire (Loi ANI)
L'employeur a l'obligation de proposer une complémentaire santé collective financée à au moins 50 % par l'entreprise dès le premier jour de contrat. Vous devez lui remettre le bulletin d'adhésion ou recueillir sa demande formelle de dispense écrite (ex. couverture en tant qu'ayant droit ou bénéficiaire de la CSS).
Affiliation au régime de prévoyance
Obligatoire pour les cadres (cotisation minimale de 1,50 % tranche A à la charge exclusive de l'employeur) et selon les dispositions de votre convention collective pour les salariés non cadres (garanties incapacité, invalidité, décès).
Affiliation retraite complémentaire (Agirc-Arrco)
Cette affiliation est désormais entièrement automatisée via la DSN mensuelle transmise lors du premier paiement de salaire.
Documents à collecter auprès du salarié
Pour fiabiliser la paie et garantir la conformité du dossier du salarié, demandez-lui de vous fournir les justificatifs suivants dès la signature de sa promesse d'embauche :
| Document demandé | Statut | Usage & Finalité légale |
|---|---|---|
| Pièce d'identité (CNI ou passeport en cours de validité) | Obligatoire | Vérification de l'identité légale, âge minimum et nationalité pour la DPAE. |
| Attestation de droits Sécurité sociale (carte Vitale / NIR) | Obligatoire | Numéro d'immatriculation unique (13 chiffres + clé) pour la DSN et les déclarations URSSAF. |
| Relevé d'Identité Bancaire (RIB) | Obligatoire | Virement bancaire direct du salaire mensuel et remboursement des notes de frais. |
| Titre de séjour / autorisation de travail (si étranger hors EEE) | Obligatoire | Contrôle de la régularité du séjour et de l'autorisation de travail auprès de la préfecture. |
| Permis de conduire | Conditionnel | Exigible uniquement si le poste nécessite la conduite d'un véhicule professionnel. |
| Diplômes et habilitations spécifiques (CACES, SST) | Conditionnel | Justification de la qualification conventionnelle ou respect des normes de sécurité. |
| Justificatif de domicile | Optionnel | Remboursement des titres de transport en commun (50 % obligatoire) ou calcul frais kilométriques. |
| Attestation de dispense mutuelle | Conditionnel | À conserver précieusement pour justifier l'absence de cotisation santé lors d'un contrôle URSSAF. |
Cas particuliers : CDD, alternance et intérim
Contrats à durée déterminée (CDD)
Le CDD exige les mêmes formalités générales qu'un CDI, avec deux règles d'or : mentionner obligatoirement un motif légal précis de recours (remplacement, surcroît d'activité, saisonnier), et remettre le contrat signé dans les 2 jours ouvrables au plus tard. À défaut, le salarié peut obtenir en justice la requalification automatique en CDI assortie d'indemnités.
Alternance (Apprentissage & Pro)
En plus de la DPAE et de l'inscription au registre du personnel, vous devez remplir le Cerfa officiel (FA13 pour l'apprentissage), désigner un maître d'apprentissage qualifié et télétransmettre le dossier complet à votre OPCO dans les 5 jours suivant le début d'exécution du contrat pour prise en charge financière des frais de scolarité.
Mise à disposition par intérim
Vous n'avez aucune DPAE à réaliser : c'est l'entreprise de travail temporaire (agence d'intérim) qui est l'employeur juridique du travailleur temporaire. En revanche, vous devez impérativement inscrire l'intérimaire sur votre registre unique du personnel et signer le contrat de mise à disposition sous 2 jours ouvrables.
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